Der Umlaufbeschluss: entscheiden ohne Versammlung

Im Beitrag „Brauche ich dafür einen Beschluss?" kam der Umlaufbeschluss nur in einem Absatz vor. Dabei ist er das Werkzeug, mit dem sich eine Gemeinschaft zwischen zwei Versammlungen bewegen kann, ohne alle in einen Saal zu holen. Diesen Absatz lösen wir hier ein - mit den beiden Wegen, die es gibt, mit einem Beispiel aus unserer Verwaltung und mit einem Urteil des Bundesgerichtshofs vom Juli dieses Jahres, das die Sache in einem wichtigen Punkt geklärt hat.

Was ein Umlaufbeschluss ist

Der Grundfall steht in § 23 Absatz 1 WEG: Beschlüsse fasst die Eigentümerversammlung. Absatz 3 macht davon eine Ausnahme. Ein Beschluss ist auch ohne Versammlung gültig, wenn alle Wohnungseigentümer ihm in Textform zustimmen. Das ist der Umlaufbeschluss - umgangssprachlich auch schriftlicher Beschluss oder Beschluss im Umlaufverfahren.

Textform heißt: eine E-Mail genügt. § 126b BGB verlangt eine lesbare Erklärung auf einem dauerhaften Datenträger, in der die Person erkennbar ist. Eine eigenhändige Unterschrift ist nicht nötig, seit die WEG-Reform am 1. Dezember 2020 die frühere Schriftform abgelöst hat. E-Mail, ein Schreiben per Post, auch eine Nachricht über ein Portal wie unseres reichen also. Ein Anruf reicht nicht, und ein Haken irgendwo ohne erkennbaren Absender auch nicht.

Weg 1: Alle müssen zustimmen - und zwar wirklich alle

Der gesetzliche Normalfall verlangt Allstimmigkeit. Nicht die Mehrheit der Antwortenden, nicht die Mehrheit nach Miteigentumsanteilen: alle. Das klingt in der Theorie sauber und scheitert in der Praxis fast immer.

• Eine Eigentümerin liegt im Krankenhaus.
• Ein Eigentümer ist drei Wochen im Urlaub und liest keine Post.
• Eine Wohnung gehört einer Erbengemeinschaft, die sich selbst nicht einig ist.
• Eine Anschrift ist veraltet, der Brief kommt zurück.

In allen vier Fällen kommt kein Beschluss zustande - auch dann nicht, wenn alle anderen zugestimmt haben. Schweigen ist keine Zustimmung. Wer nicht antwortet, verhindert den Beschluss so sicher wie jemand, der ausdrücklich Nein sagt. Deshalb taugt dieser Weg nur für Dinge, bei denen niemand etwas dagegen haben kann und alle erreichbar sind. In einer Gemeinschaft mit zwanzig Parteien ist das selten, in einer mit sechzig praktisch nie.

Weg 2: Die Versammlung senkt die Mehrheit ab

Genau hier setzt der zweite Satz von § 23 Absatz 3 WEG an, und er ist der eigentlich praktische Teil. Die Eigentümer können beschließen, dass für einen einzelnen Gegenstand die Mehrheit der abgegebenen Stimmen genügt. Dieser Beschluss heißt im Fachjargon Absenkungsbeschluss: Er senkt das Quorum für ein späteres Umlaufverfahren von „alle" auf „einfache Mehrheit".

Der Ablauf sieht dann so aus:

• In der Versammlung wird beschlossen, dass über einen bestimmten Gegenstand später im Umlaufverfahren mit der Mehrheit der abgegebenen Stimmen entschieden werden darf.
• Später geht dieser eine Gegenstand als Umlaufbeschluss hinaus. Wer antwortet, stimmt mit; wer nicht antwortet, verhindert nichts mehr.
• Das Ergebnis wird festgestellt, allen mitgeteilt und in die Beschluss-Sammlung eingetragen. Die führt die Verwaltung, und § 24 Absatz 7 WEG verlangt ausdrücklich, dass auch Beschlüsse ohne Versammlung dort stehen.

Das Wort „einzelner Gegenstand" ist dabei kein Schmuck. Ein Vorratsbeschluss nach dem Muster „künftig darf über alles im Umlauf mit einfacher Mehrheit entschieden werden" deckt das Gesetz nicht. Der Gegenstand muss benannt sein, und zwar so genau, dass hinterher niemand streiten muss, worüber eigentlich abgestimmt wurde.

Ein Beispiel aus unserer Verwaltung

Eine Gemeinschaft stand vor zwei Terminen, die nicht zusammenpassten. Die Jahresabrechnung hing an der Heizkostenabrechnung, und die war erst im Herbst zu erwarten. Gleichzeitig standen Reparaturen an, die sinnvollerweise im Sommer erledigt werden - nicht im November bei Regen und nicht erst im nächsten Frühjahr.

Die übliche Lösung wäre gewesen, die ordentliche Versammlung bis in den Herbst zu schieben. Dann hätte die Gemeinschaft den ganzen Sommer über keine Entscheidung zu den Reparaturen gehabt. Wir haben es andersherum gemacht:

• Die ordentliche Eigentümerversammlung fand im Mai statt, mit allen Themen, die anstanden - einschließlich der Reparaturen, die daraufhin im Sommer ausgeführt wurden.
• In derselben Versammlung wurde der Absenkungsbeschluss für den später fälligen Punkt gefasst.
• Im Herbst, als die Abrechnung vorlag, gingen Jahresabrechnung und Wirtschaftsplan im Umlaufverfahren hinaus und wurden mit der Mehrheit der abgegebenen Stimmen beschlossen. Ohne zweite Versammlung, ohne Raummiete, ohne dass sechzig Menschen an einem Abend Zeit haben mussten.

Das ist der Normalfall, für den dieses Werkzeug gemacht ist: ein Vorgang, der terminlich nicht in die Versammlung passt, über den aber niemand lange diskutieren muss.

Das BGH-Urteil vom 17. Juli 2026

Seit der Reform war eine Frage offen, die mehr ist als Juristenfeinheit: Was passiert eigentlich, wenn der Absenkungsbeschluss selbst fehlerhaft ist? Der Bundesgerichtshof hat sie mit dem Urteil vom 17. Juli 2026, Aktenzeichen V ZR 190/25, beantwortet.

Worum es ging

Eine Gemeinschaft beschloss im Mai 2023, die Heizungsanlage nach einer bestimmten Variante zu erneuern, und dazu, dass die Beauftragung anschließend im Umlaufverfahren mit der Mehrheit der abgegebenen Stimmen erfolgen darf. Ein Eigentümer klagte gegen diesen Absenkungsbeschluss, unter anderem weil unklar blieb, was genau erneuert werden sollte. Während das Verfahren lief, fasste die Gemeinschaft den Umlaufbeschluss über die Beauftragung und in einer außerordentlichen Versammlung einen Beschluss über die Finanzierung. Beide wurden bestandskräftig, weil sie niemand fristgerecht angriff.

Was der BGH entschieden hat

Die drei amtlichen Leitsätze lauten:

• „Ein Absenkungsbeschluss nach § 23 Abs. 3 Satz 2 WEG kann Gegenstand einer Beschlussmängelklage sein."
• „Die gerichtliche Ungültigerklärung eines Absenkungsbeschlusses führt ebenso wie seine Nichtigkeit nur zur Anfechtbarkeit eines anschließend im Umlaufverfahren mit einfacher Mehrheit gefassten Beschlusses."
• „Die Beschlussmängelklage gegen einen Absenkungsbeschluss wird mangels Rechtsschutzinteresses unzulässig, wenn der Umlaufbeschluss über den in dem Absenkungsbeschluss bezeichneten Gegenstand bestandskräftig geworden ist."

In Alltagssprache übersetzt heißt das dreierlei.

Erstens: Wer mit der Absenkung nicht einverstanden ist, kann sie angreifen - sofort und für sich allein, ohne auf das spätere Umlaufverfahren zu warten. Der Absenkungsbeschluss wirkt nicht in der Versammlung, in der er gefasst wird, sondern ausschließlich für die Zukunft, und deshalb ist er wie jeder andere Beschluss überprüfbar.

Zweitens: Ein Fehler in der Absenkung schlägt nicht als Nichtigkeit auf den Umlaufbeschluss durch. Der ist dann bloß anfechtbar - also gültig, solange ihn niemand erfolgreich angreift. Das ist der Unterschied zwischen „von Anfang an unwirksam" und „kippbar, wenn jemand rechtzeitig klagt".

Drittens, und das ist der Punkt mit den größten Folgen: Wird der Umlaufbeschluss bestandskräftig, läuft die Klage gegen den Absenkungsbeschluss ins Leere. Sie wird unzulässig, weil sie dem Kläger nichts mehr bringen kann. Im entschiedenen Fall war die Heizungserneuerung samt Finanzierung beschlossen - der Absenkungsbeschluss war damit, wie der BGH es formuliert, verbraucht und gegenstandslos.

Was das praktisch bedeutet

Für Eigentümer: Die Uhr läuft ab der Versammlung. Die Anfechtungsfrist beträgt einen Monat, § 45 WEG. Wer einen Absenkungsbeschluss für zu unbestimmt oder sonst fehlerhaft hält, muss ihn in dieser Frist angreifen. Abzuwarten, ob das Umlaufverfahren überhaupt kommt und wie es ausgeht, ist nach diesem Urteil keine Strategie mehr, sondern ein Weg, das eigene Recht zu verlieren.

Für die Verwaltung: mehr Planungssicherheit. Ein einmal bestandskräftiger Umlaufbeschluss steht, auch wenn an der Absenkung davor etwas zu bemängeln gewesen wäre. Gleichzeitig steigt die Verantwortung für die Formulierung: Je genauer der Gegenstand im Absenkungsbeschluss benannt ist, desto weniger gibt es überhaupt zu bemängeln.

Fünf Fehler, die wir immer wieder sehen

• Mehrheit ohne Absenkung. Ein Umlaufbeschluss wird mit der Mehrheit der Rückläufer ausgezählt, obwohl es keinen Absenkungsbeschluss gab. Ohne ihn gilt Allstimmigkeit, und der Beschluss ist angreifbar. Wird er nicht angegriffen, bleibt er zwar stehen - aber darauf sollte sich niemand verlassen.
• Der Vorratsbeschluss. „Für alle künftigen Umlaufverfahren genügt die einfache Mehrheit." Das Gesetz erlaubt die Absenkung für einen einzelnen Gegenstand, nicht auf Vorrat.
• Der unbestimmte Gegenstand. „Erneuerung der Heizungsanlage" kann vieles heißen. Steht nicht fest, worüber abgestimmt wird, ist der Beschluss angreifbar - genau darum ging der Streit vor dem BGH.
• Schweigen als Zustimmung gewertet. Im Allstimmigkeitsfall fehlt dann schlicht eine Stimme. Bei abgesenkter Mehrheit zählt nur, wer abgestimmt hat; eine stillschweigende Zustimmung gibt es in keinem der beiden Fälle.
• Das Ergebnis bleibt im Postfach. Der Beschluss muss festgestellt, mitgeteilt und in die Beschluss-Sammlung eingetragen werden. Wer das nicht tut, hat zwar meistens einen wirksamen Beschluss, aber niemanden, der ihn nachweisen kann.

Was wir dabei tun

Wir formulieren den Absenkungsbeschluss gemeinsam mit dem Verwaltungsbeirat schon bei der Vorbereitung der Versammlung, und zwar so, dass der Gegenstand eindeutig benannt ist. Im Umlaufverfahren selbst schreiben wir alle Eigentümer an, setzen eine klare Frist, dokumentieren jeden Rücklauf und melden das Ergebnis zurück. In unserem Portal ist das für Sie nachvollziehbar: Sie sehen, worüber abgestimmt wird, bis wann, und am Ende, was herausgekommen ist.

Das Wichtigste auf einen Blick

• Ein Umlaufbeschluss ist ein Beschluss ohne Versammlung. Zustimmung in Textform genügt, eine E-Mail reicht.
• Im gesetzlichen Normalfall müssen alle zustimmen. Eine fehlende Rückmeldung verhindert den Beschluss.
• Die Versammlung kann für einen einzelnen Gegenstand auf die Mehrheit der abgegebenen Stimmen absenken. Das ist der Weg, der in der Praxis funktioniert.
• Der BGH hat am 17. Juli 2026 entschieden: Der Absenkungsbeschluss ist selbst anfechtbar, ein Fehler macht den Umlaufbeschluss nur anfechtbar und nicht nichtig - und sobald der Umlaufbeschluss bestandskräftig ist, kommt jede Klage gegen die Absenkung zu spät.
• Die Anfechtungsfrist beträgt einen Monat ab der Beschlussfassung.

Haben Sie einen Punkt, der bis zur nächsten Versammlung nicht warten kann? Sprechen Sie uns an. Oft ist der Umlaufbeschluss die richtige Antwort - und manchmal ist es besser, den Punkt sauber auf die nächste Tagesordnung zu setzen. Welcher Weg der richtige ist, sagen wir Ihnen vorher und nicht hinterher.