Kaufmännische Verwaltung Ihrer Immobilie

Das Jahr einer Gemeinschaft in Zahlen

Die kaufmännische Verwaltung folgt einem festen Kreislauf, und wer ihn einmal verstanden hat, liest jede Abrechnung leichter.

Am Anfang steht der Wirtschaftsplan. Er schätzt, was im kommenden Jahr an Kosten anfällt, und daraus ergibt sich Ihr monatliches Hausgeld. Nach Jahresende folgt die Jahresabrechnung, die dem Plan die tatsächlichen Einnahmen und Ausgaben gegenüberstellt. Daraus entsteht entweder eine Nachzahlung oder ein Guthaben.

Ein Punkt wird dabei seit der Reform von 2020 fast überall falsch erzählt, auch in der Versammlung. Beschlossen werden nicht mehr der Wirtschaftsplan und die Jahresabrechnung selbst. § 28 Absatz 1 WEG sagt:

Und nach Jahresende beschließen die Eigentümer nach § 28 Absatz 2 WEG über die Nachschüsse oder die Anpassung der Vorschüsse. Die Abrechnung selbst erstellt die Verwaltung, sie ist Rechenwerk und nicht Gegenstand des Beschlusses. Das ist keine Spitzfindigkeit: Wer eine Abrechnung anfechten will, muss den richtigen Beschluss angreifen.

Der Vermögensbericht, den kaum jemand kennt

Seit derselben Reform gibt es ein Dokument, nach dem in der Praxis fast nie gefragt wird, obwohl es Ihnen zusteht. § 28 Absatz 4 WEG verpflichtet die Verwaltung, nach Ablauf des Kalenderjahres einen Vermögensbericht zu erstellen und jedem Wohnungseigentümer zur Verfügung zu stellen. Darin steht der Stand der Rücklagen und eine Aufstellung des wesentlichen Gemeinschaftsvermögens.

Das ist die ehrlichste Zahl, die eine Gemeinschaft hat. Sie zeigt in einer Zeile, ob die Anlage für die nächsten Jahre gerüstet ist oder nicht. Bei uns liegt der Bericht in Ihrem Bereich, ohne dass Sie danach fragen müssen.

Die Erhaltungsrücklage, der wunde Punkt

Zur ordnungsmäßigen Verwaltung gehört nach § 19 Absatz 2 Nummer 4 WEG die Ansammlung einer angemessenen Erhaltungsrücklage. Was angemessen ist, sagt das Gesetz nicht, und genau daran entzünden sich die längsten Diskussionen in Versammlungen.

Unsere Haltung dazu ist unbequem und sie ist begründet: Eine zu niedrige Rücklage spart kein Geld, sie verschiebt es. Wenn das Dach fällig wird und nichts da ist, kommt die Sonderumlage, und die trifft alle auf einmal, oft in einer Höhe, die einzelne Eigentümer in Schwierigkeiten bringt. Wir rechnen deshalb vor, was die Anlage in den nächsten Jahren braucht, statt nur den Betrag des Vorjahres fortzuschreiben. Grundlage dafür sind die jährlichen Begehungen aus der technischen Verwaltung.

Wenn jemand nicht zahlt

Bleibt Hausgeld aus, fehlt es der Gemeinschaft sofort, denn die Rechnungen laufen weiter. Wir überwachen die Eingänge laufend und mahnen früh, weil eine Forderung mit jedem Monat schwerer einzutreiben ist. Über den weiteren Weg, gerichtliches Mahnverfahren oder Klage, entscheidet die Gemeinschaft, nicht wir allein. Sie erfahren aus dem Bericht, wie hoch die offenen Posten sind, ohne dass Namen genannt werden.

Belege ansehen, wann Sie wollen

Klassisch gibt es einmal im Jahr eine Belegprüfung, zu der der Beirat in die Geschäftsstelle kommt. Das ist umständlich und der Grund, warum sie oft ausfällt. Bei uns sind alle Belege ganzjährig in Ihrem Bereich hinterlegt, jede Rechnung dort, wo sie hingehört. Wer nachsehen will, braucht keinen Termin. Wie das aussieht, zeigen wir in den Anleitungen zum Portal.