Der Verwaltungsbeirat unterstützt und überwacht den Verwalter bei der Durchführung seiner Aufgaben. (§ 29 Abs. 2 WEG)
Überwachen - womit? In der Praxis bekommt ein Beirat meist genau zwei Unterlagen: die Jahresabrechnung im Frühjahr und das Protokoll nach der Versammlung. Alles, was zwischen zwei Versammlungen im Haus passiert, erfährt er über Zuruf. Ein Nachbar erzählt, dass jemand mit einem Klemmbrett im Keller stand. Ob danach etwas veranlasst wurde, weiß niemand. Ein Jahr später steht im Protokoll ein Satz über das Treppenhaus, und keiner kann sagen, ob die Sache von damals dieselbe ist.
Genau an dieser Stelle setzt unser Modul für Begehungen an. Es ist kein Zusatz, den man kaufen kann, und keine Datei, die wir nach einem Rundgang herumschicken. Es ist der Weg, auf dem bei uns ein Rundgang überhaupt entsteht - und am Ende steht eine Seite, die der Beirat selbst öffnen kann, so oft er will.
Drei Arten von Rundgängen, und warum wir sie trennen
Wir unterscheiden drei Dinge, weil sie im Alltag drei verschiedene Dinge sind:
- Die Begehung. Ein Termin, bei dem wir das Haus abgehen und aufnehmen, was zu tun ist. Jeder Fund steht für sich: Das lose Geländer im zweiten Obergeschoss hat mit der feuchten Stelle in der Tiefgarage nichts zu tun, und beide werden getrennt weiterverfolgt.
- Die Abnahme. Ein Termin, bei dem eine Leistung abgenommen wird, die jemand erbracht hat - der neue Anstrich, das Dach, die Türanlage. Hier gehört alles zu einer Sache: Die Punkte sind nicht einzelne Aufgaben, sondern die Mängelliste zu einem Auftrag.
- Die Baubegleitung. Keine Momentaufnahme, sondern eine Strecke. Eine Fassadensanierung läuft über Wochen, und was in Woche drei unter dem Putz zu sehen war, ist in Woche fünf zugedeckt. Deshalb hat eine Baubegleitung bei uns Bautage: Für jeden Tag, an dem wir auf der Baustelle waren, gibt es einen eigenen Abschnitt mit Bemerkung und Fotos.
Diese Unterscheidung ist nicht kosmetisch. Sie entscheidet, wie das Haus später lesbar ist. Eine Baubegleitung ohne Tage wäre ein Haufen Bilder ohne Reihenfolge. Eine Begehung, bei der alle Funde in einem Topf landen, lässt sich nicht abarbeiten.
Was wir bei einem Rundgang festhalten
Oben am Rundgang steht, worum es geht: Datum, Uhrzeit, ein Titel, ein paar Sätze zur Lage und die Teilnehmer - wer dabei war, von uns, von der Firma, vom Beirat. Darunter folgen die einzelnen Punkte. Jeder Punkt besteht aus drei Dingen:
- Der Beschreibung. Nicht "Mangel Treppenhaus", sondern was wir gesehen haben und wo, in Sätzen, die ein Jahr später noch verständlich sind.
- Den Fotos. So viele, wie es braucht. Das Foto ist der Teil, der sich nicht wegdiskutieren lässt - bei einer Abnahme ebenso wie bei der Frage, ob ein Riss größer geworden ist.
- Dem Auftrag. Hier steht, welche Firma die Sache bekommen hat und an welchem Tag wir sie beauftragt haben. Steht dort noch nichts, zeigt das Modul den Punkt ausdrücklich als noch nicht beauftragt an.
Dieses letzte Feld ist das wichtigste des ganzen Moduls, und es ist auch das unbequemste - für uns. Eine Liste, in der bei jedem Punkt sichtbar ist, ob er beauftragt wurde oder nicht, ist eine Liste, auf der man nichts liegen lassen kann. Genau dafür ist sie da.
Vom Punkt zum Vorgang
Ein Punkt bleibt nicht in der Begehung stehen. Er wird zu einem Vorgang - so heißt bei uns die Akte, in der alles zu einer Sache zusammenläuft: unsere Nachrichten an die Firma, deren Antworten, Angebote, Rechnungen, Fotos vom Ergebnis. Bei einer Begehung bekommt jeder Punkt seinen eigenen Vorgang, weil jeder Punkt seinen eigenen Weg geht. Bei Abnahme und Baubegleitung hängt der Vorgang am Ganzen, denn dort gehört alles zu einem Auftrag.
Im Bericht steht dann an der betreffenden Stelle ein Verweis darauf. Der Beirat klickt, meldet sich in seinem Bereich an und liest den Schriftverkehr zu genau diesem Punkt. Keine Weiterleitung in ein fremdes System, keine zweite Zugangskennung: Das ist unser eigener Vorgang auf unserer eigenen Seite.
Der Knopf, der darüber entscheidet
Ein Bericht entsteht nicht in einem Stück. Nach einem Rundgang stehen zuerst Stichworte darin, die Fotos kommen vom Telefon dazu, bei zwei Punkten fehlt noch die Rückmeldung einer Firma. In diesem Zustand gehört der Bericht uns - halbe Sätze und die Hälfte der Bilder helfen niemandem.
Deshalb gibt es einen eigenen Schritt. Wenn der Bericht steht, drücken wir Fertig - für den Beirat freigeben. Erst dieser Knopf macht den Rundgang im Bereich des Beirats sichtbar, und das Programm schreibt mit, wer ihn wann gedrückt hat. Es gibt keinen Automatismus, der das übernimmt: Ob ein Bericht fertig geschrieben ist, kann nur ein Mensch beurteilen.
Zwei Dinge gehören dazu gesagt, weil sie gern verwechselt werden. Erstens hat die Freigabe nichts mit dem Stand der Aufträge zu tun. Ein Bericht kann vollständig geschrieben und freigegeben sein, während eine Firma noch arbeitet - der Beirat sieht dann eben, dass dieser Punkt läuft. Umgekehrt ist ein Rundgang, bei dem alles längst erledigt ist, nicht automatisch freigegeben, solange niemand den Bericht zu Ende geschrieben hat. Zweitens lässt sich die Freigabe zurücknehmen, wenn wir nachträglich einen Fehler finden. Gelesenes kann man niemandem wieder wegnehmen, aber ein falscher Stand bleibt dann nicht stehen.
Was der Beirat sieht
Freigegebene Rundgänge stehen in FeeConnect, unserem Portal, beim Verwaltungsbeirat im Menü unter Begehungen - nach Art geordnet, der neueste oben, jeder mit Titelbild, Datum und der Angabe, wie viele Punkte noch nicht beauftragt sind. Ein Klick öffnet den vollständigen Bericht: Einleitung, Teilnehmer, jeder Punkt mit seinen Fotos, der Firma und dem Tag der Beauftragung. Bei einer Baubegleitung sind die Bilder nach Bautagen sortiert, sodass sich der Verlauf von oben nach unten lesen lässt.
Dazu gibt es einen zweiten Weg, den wir bewusst beibehalten haben: einen festen Link auf das ganze Gebäude. Er zeigt auf einer Seite alles zusammen - laufende und abgeschlossene Reparaturen, Begehungen, Abnahmen, Baubegleitungen, mit allen Fotos. Dieser Link braucht keine Anmeldung. Er lässt sich auf dem Telefon öffnen, während man im Keller steht, und er bleibt derselbe: Wer ihn einmal als Lesezeichen gesetzt hat, sieht dort immer den aktuellen Stand, ohne uns anrufen zu müssen.
Dass er ohne Anmeldung funktioniert, heißt nicht, dass ihn jemand finden kann. Die Adresse enthält einen Schlüssel aus 48 Stellen, und die Seite ist für Suchmaschinen gesperrt - sie taucht bei Google nicht auf. Die Fotos liegen in einem Ordner, den man von außen nicht aufrufen kann; sie werden nur zu diesem Schlüssel ausgeliefert. Beides ist keine Kleinigkeit: In einer Begehung stehen Mängel an einzelnen Wohnungen, Namen von Bewohnern und Angaben zu Firmen. Darum sieht diese Berichte auch nur der Beirat und nicht jeder Eigentümer.
Sehen ja, beauftragen nein
Der Beirat sieht in diesen Berichten alles, was wir sehen. Was er nicht kann, ist etwas auslösen: Es gibt in diesen Seiten kein Formular, keinen Knopf, kein Feld. Das ist gewollt, und es ist in beider Interesse.
Aufträge erteilt der Verwalter - im Rahmen des Verwaltervertrags und dessen, was die Gemeinschaft beschlossen hat. Wer nebenher auch beauftragen kann, überwacht nicht mehr, sondern haftet mit. Die Aufgabe des Beirats ist die andere, und für sie braucht er keine Knöpfe, sondern Einblick. Den hat er hier vollständig, einschließlich der unangenehmen Zeilen: welcher Punkt seit drei Wochen offen ist, und wer dafür zuständig ist. Sie heißt ja nicht Vertrauensstelle, sondern Überwachung.
Warum wir uns das antun
Eine Verwaltung, die so arbeitet, macht sich messbar. Jeder offene Punkt ist sichtbar, jedes Datum nachlesbar, jede Firma benannt. Das ist anstrengender als ein Protokollsatz mit "wird veranlasst".
Wir halten es trotzdem für den einzigen Weg, der auf Dauer trägt. Die meisten Streitigkeiten in einer Wohnungseigentümergemeinschaft entstehen nicht aus bösem Willen, sondern aus Nichtwissen: Der Beirat weiß nicht, was läuft, und fragt nach. Wir schicken eine Datei, die zwei Wochen alt ist. In der Versammlung treffen zwei Erinnerungen aufeinander. Wenn stattdessen alle auf dieselbe Seite sehen - mit Foto und Datum -, ist diese ganze Schleife weg. Es bleibt die Sachfrage, und die lässt sich klären.
Wenn Sie im Beirat sind und Ihre Verwaltung Ihnen so etwas nicht geben kann, fragen Sie trotzdem danach. Die Punkte, die Sie brauchen, sind immer dieselben: Was wurde festgestellt, wann, mit welchem Bild, wer hat den Auftrag bekommen, und an welchem Tag. Wer das nicht beantworten kann, hat es nicht aufgeschrieben.
Wie so ein Rundgang abläuft, haben wir in unserem Video zur Objektbegehung gezeigt. Wenn Sie dazu etwas wissen möchten - oder wenn Sie als Beirat Ihren Zugang noch nicht haben: Schreiben Sie uns, wir richten ihn ein.
