Digitalisierung beschäftigt jeden Wirtschaftszweig, in der Immobilienverwaltung hat sie durch die Pandemie deutlich an Tempo gewonnen. In den vergangenen zwei Jahren ist die Entwicklung noch einmal spürbar schneller geworden. Für Eigentümer und Verwaltungen bedeutet das einen erheblichen Zuwachs an Geschwindigkeit und Übersicht. Dieser Beitrag beschreibt, was sich im Verwaltungsalltag konkret geändert hat und was davon bei Ihnen ankommt.
Unterlagen und Rechnungen: vom Ordner zur Suchabfrage
Am Anfang steht die Digitalisierung der Unterlagen. Eingangsrechnungen, Angebote, Verträge, Protokolle, Teilungserklärungen und Schriftverkehr liegen bei uns nicht mehr ausschließlich im Aktenordner, sondern strukturiert im Eigentümerportal.
Der praktische Unterschied zeigt sich bei jeder Rückfrage. Wo früher ein Gang ins Archiv nötig war, genügt heute eine Suche über den Bestand. Digitalisierte Dokumente sind durchsuchbar, zunehmend auch mit Unterstützung KI-gestützter Werkzeuge. Die Frage, welche Firma vor sechs Jahren die Dachrinne gereinigt hat und zu welchem Preis, ist damit in Sekunden statt in Tagen beantwortet.
Für Sie als Eigentümer hat das eine unmittelbare rechtliche Entsprechung. § 18 Absatz 4 WEG bestimmt:
Jeder Wohnungseigentümer kann von der Gemeinschaft der Wohnungseigentümer Einsicht in die Verwaltungsunterlagen verlangen.
Dieses Recht bestand auch vorher. Praktisch bedeutete es allerdings einen Termin in den Geschäftsräumen der Verwaltung. Heute ist ein erheblicher Teil der Unterlagen ohnehin dauerhaft für Sie einsehbar, ohne Terminabsprache und ohne Anfahrt.
Belegprüfung durch den Verwaltungsbeirat, ohne einen einzigen Ordner
Die Prüfung der Abrechnung ist eine der wichtigsten Aufgaben des Verwaltungsbeirats. § 29 Absatz 2 Satz 2 WEG formuliert sie so:
Der Wirtschaftsplan und die Jahresabrechnung sollen, bevor die Beschlüsse nach § 28 Absatz 1 Satz 1 und Absatz 2 Satz 1 gefasst werden, vom Verwaltungsbeirat geprüft und mit dessen Stellungnahme versehen werden.
Früher hieß das: ein Termin, mehrere Leitzordner auf dem Tisch, ein ganzer Nachmittag. Heute prüft der Beirat die Belege online. Jede Buchung ist mit dem zugehörigen Beleg verknüpft, ein Klick auf den Betrag öffnet die Rechnung. Der Beirat kann in Ruhe arbeiten, an mehreren Abenden, von zuhause aus, und bei Bedarf zu jeder Position eine Rückfrage stellen.
Das hat drei Wirkungen, die alle Eigentümer betreffen. Die Prüfung wird gründlicher, weil kein Termindruck mehr besteht. Sie wird nachvollziehbar, weil Rückfragen und Antworten dokumentiert sind. Und das Amt des Beirats wird für ehrenamtlich Tätige überhaupt erst wieder zumutbar, was die Suche nach Kandidaten in der Versammlung spürbar erleichtert.
Kommunikation: der Beirat sitzt mit am Tisch
Der zweite große Bereich ist die Kommunikation zwischen Verwaltung, Eigentümern, Beirat und den Fachbetrieben, mit denen wir zusammenarbeiten. Hier liegt aus unserer Sicht der größte Gewinn, und er ist zugleich der am wenigsten sichtbare.
Klassisch lief jeder Vorgang über die Verwaltung als Nadelöhr. Ein Eigentümer meldet einen Schaden, die Verwaltung ruft einen Betrieb an, der Betrieb meldet sich zurück, die Verwaltung informiert den Beirat, der Beirat fragt nach dem Stand. Jede Weitergabe kostet Zeit und geht mit Informationsverlust einher.
Bei uns ist der Beirat stattdessen in den meisten Vorgängen unmittelbar als Teilnehmer der Konversation eingebunden. Er sieht die Schadensmeldung, das eingeholte Angebot, die Terminabsprache und die Rückmeldung des Betriebs im selben Verlauf wie wir, und zwar zum selben Zeitpunkt. Er muss nicht nachfragen, wie der Stand ist, sondern kann ihn nachlesen.
Das verändert die Rolle des Beirats. Aus einem Gremium, das einmal jährlich die Abrechnung prüft und ansonsten Auskünfte einholt, wird ein Gremium, das die laufende Arbeit tatsächlich begleiten kann. Genau das meint die Überwachungsaufgabe aus § 29 Absatz 2 Satz 1 WEG, wonach der Verwaltungsbeirat den Verwalter bei der Durchführung seiner Aufgaben unterstützt und überwacht. Ohne Einblick in die laufenden Vorgänge lässt sich diese Aufgabe kaum erfüllen.
Ordnung im Vorgang statt Sammlung von E-Mails
Ein Nebeneffekt, der im Alltag mehr wiegt, als es zunächst klingt: Vorgänge bleiben zusammen. Eine Schadensmeldung, das Foto vom Schaden, zwei Angebote, die Beauftragung, die Terminbestätigung und die Schlussrechnung liegen in einem Vorgang und nicht verteilt über Postfächer, Telefonnotizen und Papierakten.
Wer den Vorgang zwei Jahre später aufruft, etwa weil derselbe Schaden erneut auftritt oder weil ein Gewährleistungsanspruch geprüft werden soll, findet den vollständigen Verlauf an einer Stelle. Dasselbe gilt für die Protokolle unserer jährlichen Objektbegehungen, die wir gemeinsam mit dem Beirat durchführen. Das ist nicht spektakulär, spart aber in der Summe erhebliche Zeit und verhindert Fehler.
Schnelle Information, wenn es darauf ankommt
Fällt der Aufzug aus, wird das Wasser abgestellt oder steht eine kurzfristige Sperrung der Tiefgarage an, zählt die Geschwindigkeit der Mitteilung. Über das Portal erreichen wir alle hinterlegten Eigentümer und, soweit sie eingebunden sind, auch die Mieter unmittelbar. Zusätzlich hängen wir weiterhin im Treppenhaus aus, denn nicht jeder liest seine Nachrichten stündlich. Ratgeber zum Aushängen, etwa zum richtigen Lüften, finden Sie in unseren PDF-Downloads.
Die Einbindung der Mieter ist dabei ein Punkt, den wir ausdrücklich empfehlen. Ein großer Teil der Rückfragen an die Verwaltung entsteht dadurch, dass Bewohner nicht wissen, was gerade passiert. Wer informiert ist, ruft nicht an.
Niemand wird zurückgelassen
Die Entwicklung ist schnell, und sie nimmt naturgemäß wenig Rücksicht. Uns ist es wichtig, an dieser Stelle deutlich zu werden: Die Teilnahme an der digitalen Verwaltung ist ein Angebot, keine Voraussetzung.
Eigentümer, die aus Alters-, Gesundheits- oder technischen Gründen nicht am Portal teilnehmen können oder möchten, erhalten die Einladung zur Eigentümerversammlung, die Abrechnung und das Protokoll weiterhin per Post. Sie sind damit vollständig informiert und können ihre Rechte unverändert ausüben. Uns ist kein Fall bekannt, in dem jemand durch die Umstellung schlechter gestellt worden wäre, und das soll auch so bleiben.
Was Sie tun können
Wenn Sie das Portal noch nicht nutzen, ist der Einstieg unkompliziert. Zugangsdaten erhalten Sie über das Formular LOGIN beantragen. Aus Sicherheitsgründen versenden wir Zugangsdaten grundsätzlich per Post oder übergeben sie persönlich.
Was Sie im Portal erwartet und wie Sie sich zurechtfinden, zeigen wir in mehreren kurzen Anleitungen. Besonders hilfreich für den Anfang sind So finden Sie Ihre Dokumente in ETG24 und Online-Kommunikation und Serviceformulare. Eine Übersicht über unsere digitale Arbeitsweise finden Sie außerdem unter IHR BEREICH.
Wie sich die Digitalisierung auf die Eigentümerversammlung selbst auswirkt, von der Online-Vollmacht bis zum Abstimmungsergebnis an der Leinwand, beschreiben wir im Beitrag Die digitale Eigentümerversammlung.
