Die Eigentümerversammlung ist der Ort, an dem über das gemeinschaftliche Eigentum verbindlich entschieden wird. Sie ist damit auch der Bereich, in dem sich die Digitalisierung am deutlichsten bemerkbar macht. Dieser Beitrag beschreibt, was sich von der Einladung bis zum Protokoll geändert hat, und was das Wohnungseigentumsgesetz dabei zulässt.
Die Vorbereitung läuft online
Einladung, Tagesordnung, Angebote und Beschlussvorlagen stellen wir vorab im Eigentümerportal bereit. Das ist keine Zusatzleistung, sondern folgt der gesetzlichen Form. § 24 Absatz 4 WEG bestimmt:
Die Einberufung erfolgt in Textform. Die Frist der Einberufung soll, sofern nicht ein Fall besonderer Dringlichkeit vorliegt, mindestens drei Wochen betragen.
Textform bedeutet, dass eine eigenhändige Unterschrift nicht erforderlich ist. Die Einladung darf also elektronisch zugehen. Für Sie hat das einen praktischen Vorteil: Sie haben drei Wochen Zeit, die Unterlagen in Ruhe durchzusehen, und Sie haben sie vollständig vorliegen, statt einzelne Angebote erst in der Versammlung zu sehen.
Vollmacht und Weisung, beides online
Wer am Termin verhindert ist, kann sich vertreten lassen. § 25 Absatz 3 WEG regelt die Form:
Vollmachten bedürfen zu ihrer Gültigkeit der Textform.
Auch hier ist die eigenhändige Unterschrift also nicht nötig, die Vollmacht kann online erteilt werden. Sie melden sich in Ihrem Bereich an und hinterlegen sie dort. Zugangsdaten erhalten Sie über das Formular LOGIN beantragen. Der Postweg entfällt, uns liegt sie unmittelbar vor, und sie ist zum Termin dokumentiert.
Der eigentliche Fortschritt liegt aber einen Schritt weiter. Sie können zu jedem einzelnen Tagesordnungspunkt eine Weisung hinterlegen, also festlegen, wie in Ihrem Namen abgestimmt werden soll. Diese Weisungen werden bei der Abstimmung automatisch berücksichtigt. Aus unserer Sicht ist das der bedeutendste Einzelfortschritt der vergangenen Jahre, denn er löst ein altes Problem: Bisher musste ein Bevollmächtigter entweder nach eigenem Ermessen entscheiden oder Sie mussten ihm Ihre Vorstellungen vorab mündlich erläutern und darauf vertrauen, dass er sie richtig umsetzt.
Wie die Online-Vollmacht im Einzelnen funktioniert, zeigen wir im Video Eigentümerversammlung: Online-Vollmachterteilung durch ETG24.
Eine Einschränkung bleibt: Ergibt sich in der Aussprache ein neuer Sachstand, etwa ein geänderter Kostenrahmen oder ein zusätzliches Angebot, passt eine vorab erteilte Weisung unter Umständen nicht mehr. Die eigene Teilnahme bleibt deshalb die stärkere Form der Beteiligung. Warum das so ist, haben wir im Beitrag Sind Eigentümerversammlungen wichtig? ausführlich beschrieben.
Die Versammlung selbst: alles an der Leinwand
In unseren Versammlungen arbeiten wir mit Beamer und Leinwand. Beschlussanträge, Angebote, Abrechnungspositionen und Fotos vom Objekt sind für alle Anwesenden gleichzeitig sichtbar.
Das klingt banal, verändert den Ablauf aber grundlegend. Wird über eine Balkonsanierung entschieden, sehen alle dasselbe Foto der Schadstelle und dieselbe Angebotssumme. Diskussionen darüber, was genau gemeint ist oder welche Zahl gerade genannt wurde, entfallen. Der Beschlusstext steht während der Abstimmung an der Wand, im Wortlaut, in dem er später im Protokoll erscheint.
Die Abstimmungsergebnisse zeigen wir unmittelbar im Anschluss als Diagramm. Ja-Stimmen, Nein-Stimmen und Enthaltungen sind damit auf einen Blick erkennbar, ohne dass jemand mitschreiben oder nachrechnen muss.
Und Sie müssen keine Unterlagen mehr mitbringen. Wer nichts trägt, kommt entspannter an und geht mit einem klareren Bild wieder nach Hause.
Was das Gesetz an Digitalem zulässt
Hier ist eine Unterscheidung wichtig, die häufig durcheinandergerät. Der Einsatz digitaler Hilfsmittel in einer Präsenzversammlung ist etwas anderes als eine Versammlung ohne Präsenz. Beides ist zulässig, aber unter unterschiedlichen Voraussetzungen.
Die Teilnahme im Wege elektronischer Kommunikation kann nach § 23 Absatz 1 Satz 2 WEG beschlossen werden:
Die Wohnungseigentümer können beschließen, dass Wohnungseigentümer an der Versammlung auch ohne Anwesenheit an deren Ort teilnehmen und sämtliche oder einzelne ihrer Rechte ganz oder teilweise im Wege elektronischer Kommunikation ausüben können.
Die vollständig virtuelle Versammlung setzt eine deutlich höhere Hürde voraus. § 23 Absatz 1a Satz 1 WEG verlangt:
Die Wohnungseigentümer können mit mindestens drei Vierteln der abgegebenen Stimmen beschließen, dass die Versammlung innerhalb eines Zeitraums von längstens drei Jahren ab Beschlussfassung ohne physische Präsenz der Wohnungseigentümer und des Verwalters an einem Versammlungsort stattfindet oder stattfinden kann (virtuelle Wohnungseigentümerversammlung).
Nach Satz 2 muss eine solche Versammlung hinsichtlich der Teilnahme und Rechtsausübung mit einer Präsenzversammlung vergleichbar sein. Der Beschluss gilt zudem höchstens drei Jahre und muss danach erneuert werden.
Wer diesen Weg erwägt, sollte eine Übergangsregelung kennen. § 48 Absatz 6 WEG bestimmt:
Fassen die Wohnungseigentümer vor dem 1. Januar 2028 einen Beschluss nach § 23 Absatz 1a, ist bis einschließlich 2028 mindestens einmal im Jahr eine Präsenzversammlung durchzuführen, sofern die Wohnungseigentümer hierauf nicht durch einstimmigen Beschluss verzichten.
Bis einschließlich 2028 muss es also mindestens eine Präsenzversammlung im Jahr geben, sofern nicht alle Eigentümer einstimmig darauf verzichten. Sprechen Sie uns an, wenn Ihre Gemeinschaft über eine solche Regelung nachdenkt. Wir stellen die Beschlussvorlage und erläutern die technischen Voraussetzungen in der Versammlung.
Nach der Versammlung: Protokoll und Beschluss-Sammlung
Über die gefassten Beschlüsse ist nach § 24 Absatz 6 WEG unverzüglich eine Niederschrift aufzunehmen, die vom Vorsitzenden, einem Wohnungseigentümer und, falls ein Verwaltungsbeirat bestellt ist, auch von dessen Vorsitzenden oder seinem Vertreter zu unterschreiben ist. Zusätzlich ist nach § 24 Absatz 7 WEG eine Beschluss-Sammlung zu führen, in der alle Beschlüsse fortlaufend und nummeriert eingetragen werden. Nach Absatz 8 obliegt das dem Verwalter.
Beides stellen wir Ihnen im Portal bereit. Das Protokoll finden Sie dort kurz nach der Versammlung, die Beschluss-Sammlung dauerhaft. Wie Sie beides aufrufen, zeigt unsere Anleitung So finden Sie Ihre Dokumente in ETG24. Damit lässt sich jederzeit nachvollziehen, was wann beschlossen wurde, auch für Beschlüsse aus zurückliegenden Jahren. Für Kaufinteressenten und finanzierende Banken ist genau das regelmäßig die erste Frage.
Für alle, die den Weg nicht mitgehen können
Digitale Abläufe sind bei uns ein Angebot, keine Bedingung. Eigentümer, die aus Alters-, Gesundheits- oder technischen Gründen nicht am Portal teilnehmen, erhalten die Einladung mit allen Unterlagen und das Protokoll weiterhin per Post. Die Vollmacht kann selbstverständlich auch weiterhin auf Papier erteilt werden.
Niemand verliert durch die Umstellung ein Recht, und niemand erhält Informationen später. Das ist uns wichtig, denn eine Eigentümergemeinschaft entscheidet gemeinsam oder gar nicht.
Kurz zusammengefasst
- Einladung und Unterlagen erhalten Sie vorab digital, die Frist beträgt in der Regel mindestens drei Wochen.
- Vollmacht und Weisung zu jedem Tagesordnungspunkt können Sie online erteilen, die Weisungen werden bei der Abstimmung automatisch berücksichtigt.
- In der Versammlung sind Beschlüsse, Angebote und Fotos für alle sichtbar, die Ergebnisse werden unmittelbar als Diagramm gezeigt.
- Protokoll und Beschluss-Sammlung stehen dauerhaft im Portal.
- Wer nicht digital teilnehmen kann, erhält alles unverändert per Post.
Einen Einblick in eine Versammlung mit digitaler Unterstützung geben wir im Video Moderne Eigentümerversammlungen mit ETG24. Was die Digitalisierung im laufenden Verwaltungsalltag bewirkt, bei Unterlagen, Belegprüfung und Kommunikation, beschreiben wir im Beitrag Digitalisierung in der Verwaltung.
