Wie funktioniert ein Verwalterwechsel? Ablauf, Fristen und Rechtslage

Wir haben in den vergangenen Jahren eine ganze Reihe von Verwalterwechseln begleitet, weil unsere Gemeinschaft an betreuten Objekten stetig gewachsen ist. Manche laufen in wenigen Wochen und völlig geräuschlos, weil auf beiden Seiten des Tisches Fachleute sitzen, die eine Übergabe sauber erledigen wollen. Andere ziehen sich, weil die abgebende Verwaltung überlastet ist. Und gelegentlich kochen Emotionen hoch, weil eine Abwahl als persönliche Niederlage empfunden wird.

In diesem Beitrag beschreiben wir den Ablauf so, wie er tatsächlich aussieht, und ordnen ein, was das Gesetz vorgibt.

Wie es anfängt

Am Anfang steht selten ein einzelner großer Fehler. Am Anfang steht Unzufriedenheit bei einigen wenigen Eigentümern, die sich über Monate ausbreitet.

Bemerkenswert ist dabei, was uns Eigentümer im Erstgespräch am häufigsten nennen. Es ist meist nicht die fachliche Leistung, die den Ausschlag gibt. Es ist die Kommunikation. Anrufe, die nicht zurückkommen. E-Mails, die unbeantwortet bleiben. Ein Schaden, dessen Bearbeitungsstand niemand kennt. Wer über Wochen nicht weiß, was mit seinem Anliegen passiert, verliert das Vertrauen, und zwar unabhängig davon, ob im Hintergrund vielleicht sogar ordentlich gearbeitet wird.

Der Beschluss: seit 2020 deutlich einfacher

Hier liegt die wichtigste Änderung der WEG-Reform, und sie wird häufig unterschätzt. § 26 Absatz 3 WEG lautet:

Der Verwalter kann jederzeit abberufen werden. Ein Vertrag mit dem Verwalter endet spätestens sechs Monate nach dessen Abberufung.

Jederzeit heißt jederzeit. Sie müssen weder das Ende der Bestellzeit abwarten noch einen wichtigen Grund nachweisen. Vor der Reform war die Abberufung regelmäßig nur aus wichtigem Grund möglich, was in der Praxis oft zu jahrelangen Auseinandersetzungen führte. Diese Hürde ist entfallen.

Ebenso wichtig ist § 26 Absatz 5 WEG: Von den Absätzen 1 bis 3 darf nicht abgewichen werden. Eine Teilungserklärung oder ein Verwaltervertrag kann Ihnen dieses Recht also nicht nehmen. Steht dort etwas anderes, ist die Klausel unwirksam.

Über die Abberufung entscheiden nach § 26 Absatz 1 WEG die Wohnungseigentümer durch Beschluss, mit einfacher Mehrheit der abgegebenen Stimmen. Ein Beschluss setzt eine Versammlung voraus. Bis zur nächsten ordentlichen Versammlung müssen Sie aber nicht zwangsläufig warten: Nach § 24 Absatz 2 WEG muss der Verwalter eine Versammlung einberufen, wenn dies in Textform unter Angabe des Zwecks und der Gründe von mehr als einem Viertel der Wohnungseigentümer verlangt wird.

Zwei Beschlüsse gehören zusammen: die Abberufung des bisherigen und die Bestellung des neuen Verwalters. Beides in derselben Versammlung zu regeln, erspart eine Lücke in der Verwaltung.

Den neuen Verwalter auswählen

Die Bestellung ist nach § 26 Absatz 2 WEG auf höchstens fünf Jahre möglich, bei der ersten Bestellung nach Begründung von Wohnungseigentum auf höchstens drei Jahre. Eine erneute Bestellung ist zulässig, sie braucht aber einen neuen Beschluss, der frühestens ein Jahr vor Ablauf gefasst werden darf. Eine automatische Verlängerung gibt es nicht.

Seit der Reform gibt es zusätzlich den zertifizierten Verwalter. § 26a Absatz 1 WEG:

Als zertifizierter Verwalter darf sich bezeichnen, wer vor einer Industrie- und Handelskammer durch eine Prüfung nachgewiesen hat, dass er über die für die Tätigkeit als Verwalter notwendigen rechtlichen, kaufmännischen und technischen Kenntnisse verfügt.

Nach § 19 Absatz 2 Nummer 6 WEG gehört die Bestellung eines zertifizierten Verwalters zur ordnungsmäßigen Verwaltung. Ausgenommen sind kleine Gemeinschaften mit weniger als neun Sondereigentumsrechten, in denen ein Eigentümer selbst verwaltet und weniger als ein Drittel der Eigentümer die Zertifizierung verlangt.

Holen Sie mehrere Angebote ein und lassen Sie sich diese in der Versammlung vorstellen. Achten Sie dabei weniger auf den Preis je Einheit als auf Erreichbarkeit, Größe der Verwaltung und die Frage, wer Ihr fester Ansprechpartner ist. Warum die Größe einer Verwaltung nicht das ist, wonach es zunächst aussieht, erklären wir im Video Kleine oder große Immobilienverwaltung, was ist wirklich besser?

Die Übergabe der Unterlagen

Nach dem Beschluss nimmt die neue Verwaltung Kontakt zur bisherigen auf und vereinbart einen Übergabetermin. Übergeben werden die Papierakten und, was heute den größeren Teil ausmacht, die digitalen Bestände auf einem Datenträger.

Dazu gehören unter anderem Teilungserklärung und Gemeinschaftsordnung, sämtliche Protokolle und die Beschluss-Sammlung, Wirtschaftspläne und Jahresabrechnungen, die vollständige Buchhaltung mit allen Belegen, Kontoauszüge, Verträge mit Dienstleistern und Versicherern, Wartungsnachweise, Handwerkerrechnungen sowie die Eigentümerliste.

Die Rechtsgrundlage steht nicht im WEG, sondern im BGB. Der Verwalter ist Geschäftsbesorger der Gemeinschaft, und nach § 667 in Verbindung mit § 675 BGB muss er alles herausgeben, was er zur Ausführung des Auftrags erhalten und aus der Geschäftsbesorgung erlangt hat. Anspruchsinhaber ist dabei die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer, nicht der einzelne Eigentümer, denn nach § 9a Absatz 2 WEG übt sie die Rechte gemeinschaftlich aus.

Ein Punkt, der in der Praxis immer wieder für Streit sorgt: Ein Zurückbehaltungsrecht an den Unterlagen besteht nicht. Das Oberlandesgericht Hamm hat bereits mit Beschluss vom 22. Juli 2007, Aktenzeichen 15 W 181/06, entschieden, dass der Verwalter die Unterlagen nicht einbehalten darf, auch wenn die Gemeinschaft ihm noch Geld schuldet. Offene Forderungen sind gesondert geltend zu machen, als Druckmittel taugen die Akten nicht.

Für die digitalen Bestände gilt dasselbe. Das Landgericht Itzehoe entschied am 22. Juli 2014, Aktenzeichen 11 S 62/13, dass am Computer erstellte Unterlagen unentgeltlich auf einem Datenträger herauszugeben sind. Das Amtsgericht Böblingen bestätigte am 17. September 2024, Aktenzeichen 11 C 367/24 WEG, dass digitale Daten vollständig zu übergeben sind. Die Herausgabe hat also unabhängig davon zu erfolgen, in welcher Form archiviert wurde, und sie ist kostenlos.

Was im Hintergrund parallel läuft

Die Ordner sind nur der sichtbare Teil. Zeitgleich informiert die neue Verwaltung sämtliche Dienstleister über den Wechsel, vom Hausmeister über die Heizungswartung bis zum Messdienst. Versicherer erhalten die neue Verwalteranschrift, damit Schadensmeldungen nicht ins Leere laufen.

Beim Konto gibt es zwei Wege. Entweder bleibt die bestehende Verbindung erhalten und die neue Verwaltung lässt sich die Verfügungsberechtigung übertragen, oder es wird ein neues Konto eröffnet und der Bestand umgebucht. Beides ist üblich. Entscheidend ist, dass laufende Zahlungen ohne Unterbrechung weitergehen, denn Handwerker und Versorger interessiert der Wechsel nicht.

Sinnvoll ist außerdem ein fachliches Übergabegespräch zwischen alter und neuer Verwaltung über offene Vorgänge: laufende Schadensfälle, geplante Instandsetzungen, Beschlüsse, die noch umzusetzen sind, bekannte Streitpunkte in der Gemeinschaft. Wo das stattfindet, ist die neue Verwaltung binnen Tagen im Bilde statt binnen Monaten.

Wer erstellt die Jahresabrechnung?

Diese Frage hat jahrelang für Streit gesorgt und ist inzwischen höchstrichterlich geklärt. Der Bundesgerichtshof hat mit Urteil vom 26. September 2025, Aktenzeichen V ZR 206/24, entschieden: Zuständig ist der aktuell bestellte Verwalter, und zwar auch für ein Jahr, in dem er die Gemeinschaft noch gar nicht verwaltet hat.

Die Begründung ist folgerichtig. Die Pflicht der Gemeinschaft zur Abrechnung nach § 28 Absatz 2 Satz 1 WEG entsteht erst am 1. Januar des Folgejahres. Endet die Bestellung des bisherigen Verwalters am 31. Dezember, war er zu diesem Zeitpunkt nicht mehr im Amt. Die neue Verwaltung erstellt die Abrechnung also für das zurückliegende Jahr mit.

Im Verwaltervertrag kann etwas anderes vereinbart werden, das muss dann aber ausdrücklich dort stehen. Für Sie als Eigentümer ist die Klarstellung eine gute Nachricht: Die Abrechnung fällt nicht mehr zwischen zwei Verwaltungen hindurch. Für die neue Verwaltung bedeutet sie zusätzliche Arbeit, weshalb Sie in Angeboten gelegentlich eine gesonderte Position dafür finden. Fragen Sie danach, bevor Sie beschließen.

Wenn es hakt

Nach unserer Erfahrung verlaufen die meisten Wechsel professionell. Wo es klemmt, sind es meist zwei Muster. Entweder ist die abgebende Verwaltung schlicht überlastet und Termine verschieben sich immer wieder. Oder die Abwahl wird persönlich genommen, und dann werden Unterlagen scheibchenweise geliefert oder ein Termin platzt kurzfristig.

In solchen Fällen hilft in aller Regel ein sachlicher Hinweis auf die Rechtslage, notfalls ergänzt um die Ankündigung anwaltlicher Schritte. Wir mussten bislang kein einziges Mal tatsächlich einen Anwalt einschalten, weil der Wechsel am Ende immer zustande kam. Ein Herausgabeanspruch der Gemeinschaft besteht, und er ist gerichtlich durchsetzbar, notfalls im einstweiligen Rechtsschutz.

Hilfreich ist ein schriftliches Übergabeprotokoll, in dem festgehalten wird, was übergeben wurde und was fehlt. Das kostet eine halbe Stunde und ist die beste Vorsorge für den Fall, dass später etwas vermisst wird.

Kurz zusammengefasst

• Die Abberufung ist jederzeit und ohne wichtigen Grund möglich, § 26 Absatz 3 WEG. Abweichende Regelungen sind unwirksam.
• Es genügt die einfache Mehrheit der abgegebenen Stimmen. Ein Viertel der Eigentümer kann eine Versammlung dafür verlangen.
• Abberufung und Neubestellung gehören in dieselbe Versammlung.
• Der bisherige Verwalter muss alle Unterlagen vollständig und kostenlos herausgeben, auch digital. Ein Zurückbehaltungsrecht hat er nicht.
• Die Jahresabrechnung für das zurückliegende Jahr erstellt die neue Verwaltung, BGH V ZR 206/24.

Wie wir dabei vorgehen

Wenn Sie einen Wechsel erwägen, ist der erste Schritt ein unverbindliches Gespräch. Wir sehen uns Ihre Anlage vor Ort an, sprechen mit dem Verwaltungsbeirat über die offenen Punkte und legen Ihnen ein Angebot vor, das Sie in der Versammlung vorstellen können. Was in unserer WEG-Verwaltung enthalten ist und was sie kostet, finden Sie unter Preise.

Zur Beschlussfassung selbst haben wir zwei Beiträge geschrieben, die Ihnen die Vorbereitung erleichtern: Sind Eigentümerversammlungen wichtig? und Die digitale Eigentümerversammlung. Wie wir nach der Übernahme arbeiten, sehen Sie unter IHR BEREICH.

Ein Angebot fordern Sie über unser Anfrageformular an. Die Objektbegehung ist kostenfrei und unverbindlich, und wir antworten in der Regel innerhalb von 48 Stunden.